Nye regler i selskabsloven om opbevaring af selskabsdokumenter

 

Folketinget vedtog i maj 2020 Kontrolpakken (L110A), som blandt andet indfører nye regler i Selskabsloven om opbevaring af selskabsdokumenter.

Denne trådte i kraft fuld ud den 1. januar 2021.

Lovændringen medfører, at et selskab er forpligtet til, at opbevare selskabsdokumenter ”på betryggende vis” i 5 år regnet fra udgangen af det regnskabsår dokumenterne vedrører.

Der har ikke tidligere været en definition på ”selskabsdokumenter” i Selskabsloven, men det er der kommet nu i § 5, stk. 1, nr. 30.

Ifølge ændringen skal ”selskabsdokumenter” forstås som de dokumenter og bilag, som et kapitalselskab er forpligtet til, at lade udarbejde i henhold til Selskabsloven eller regler fastsat i medfør heraf. Det er altså de dokumenter, der skal udarbejdes efter Selskabsloven og således også de dokumenter, der skal indsendes til Erhvervsstyrelsen i henhold til bekendtgørelse om anmeldelse, registrering, gebyr samt offentliggørelse m.v. i Erhvervsstyrelsen.

I forarbejderne til lovændringen fremgår det, at dette bl.a. er stiftelsesdokument, vedtægter, dokumentation for indbetaling af selskabskapital, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold m.v.

Som en note til ovenstående kan det tilføjes, at der før ændringen af Selskabsloven udelukkende var fastsat en forpligtelse i Selskabslovens § 58 a, stk. 5, om at kapitalselskabet skal opbevare dokumentation for de indhentede oplysninger om selskabets reelle ejere i fem år efter det reelle ejerskabs ophør.

Opbevaringen af dokumenterne kan ske i såvel fysisk som elektronisk form (elektronisk så det altid kan findes og printes – og det må kræves at der løbende tages back-ups).

Det er reelt direktionen der har pligten til at opbevare dokumenterne.

Erhvervsstyrelsen agerer kontrolfunktion og KAN foretage løbende kontrol – dette er dog ikke intentionen.

Konsekvensen ved ikke at opbevare dokumenterne korrekt – eller slet ikke at opbevare dem – kan i sidste ende være tvangsopløsning. Dette vurderer Tverskov & Partnere P/S dog ikke som specielt sandsynligt.

Pligten til at opbevare ”selskabsdokumenter” træder i kraft for de dokumenter, der skal udarbejdes i regnskabsår, der starter den 1. januar 2021 og fremefter.

Har du spørgsmål til ovennævnte er du altid velkommen til, at rette henvendelse til Tverskov & Partnere P/S.

Hjem

Ring op

Send email

Kontakt os